Wprowadzając w firmie Pracownicze Plany Kapitałowe pracodawca powinien rozpatrzyć kilka kwestii. Dzięki temu wdrożenie PPK będzie płynne, sprawne i proste. Wśród najistotniejszych kwestii znajdują się:
- finanse firmy,
- przygotowanie działu kadr i płac
- przygotowanie informatyczne,
- wybór właściwej instytucji finansowej.
Plany kapitałowe a finanse firmy
Wprowadzenie PPK wiąże się z dodatkowymi wydatkami ze strony firmy, ponieważ wpłaty na PPK Pracownika będą częściowo finansowane przez pracodawcę. Według ustawy o PPK minimalna wpłata ze strony pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia brutto pracowników. Warto zatem dokładnie zbadać wpływy i wydatki firmy w kolejnych miesiącach, by przygotować się do PPK pod względem finansowym.
PPK mogą być też skutecznym narzędziem zachęcającym pracowników do pozostania w firmie lub w przypadku rekrutacji nowych osób. Pracodawca może zdecydować się bowiem na dodatkowe wpłaty sięgające do 2,5% wynagrodzenia. W takim przypadku warto wcześniej zbadać potrzeby zatrudnionych już pracowników, np. poprzez przeprowadzenie ankiety.
Wdrożenie PPK w firmie – kwestie administracyjne i informatyczne
Aby wdrożenie PPK dla
pracodawcy odbyło się sprawnie i bez problemów, należy przygotować firmę
pod kątem kadrowym i informatycznym. Niezbędne będzie przeprowadzenie szkoleń z
zakresu PPK dla wszystkich pracowników działu personalnego, którzy będą zajmować
się administracją programu w firmie. Dzięki temu będą oni przygotowani do
reagowania na różne kwestie, jakie mogą się pojawić w czasie trwania programu (np.
wcześniejsza wypłata składek z PPK lub rezygnacja pracownika). Po szkoleniu
bardzo ważne jest także przygotowanie materiałów informacyjnych dla pracowników,
aby mieli oni pełną wiedzę na temat możliwości oszczędzania i wypłat środków w
ramach PPK.
Warto także sprawdzić, czy obecna liczba pracowników działu kadr będzie
wystarczająca w momencie, gdy pojawią się nowe obowiązki np. comiesięczne
obliczanie, pobieranie i przekazywanie wpłat do PPK, ewidencjonowanie składek,
prowadzenie i zarządzanie dokumentacją, czy też kontakt z podmiotem
zarządzającym. Szczególnie w dużych firmach obsługa pracowników w PPK
może być czasochłonna.
Nie bez znaczenia jest także oprogramowanie do PPK. W tym zakresie można
skorzystać z:
- instrukcji pozwalających dopasować dotychczasowy system kadrowo-płacowy do wymagań PPK,
- oprogramowania oferowanego przez instytucję finansową, która będzie zarządzała PPK.
Warto sprawdzić oba rozwiązania, nie tylko pod kątem opłat, ale również sposobu obsługi.
Wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK – czym się kierować?
Ważnym krokiem dla każdego pracodawcy jest wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami pracowników w PPK. W tym zakresie dobrze jest rozpatrzeć kilka kwestii, jak wsparcie informatyczne oraz pomoc ekspertów (w ramach infolinii czy też obsługi online), koszty zarządzania, doświadczenie w zarządzaniu aktywami oraz oferowane przez instytucję dodatki. Zanim wybierze się konkretną instytucję, warto przeanalizować kilka ofert. Wśród nich na szczególne wyróżnienie zasługuje oferta Compensy Życie. Jej unikalność polega na połączeniu PPK z częścią ochronną, zapewniającą dodatkowe wsparcie finansowe na wypadek niespodziewanych zdarzeń, takich jak śmierć czy trwałe inwalidztwo w wyniku nieszczęśliwego wypadku z sumą ubezpieczenia do 100 000 zł. Szczegóły dostępne są tutaj.