Zawiadomienie o zbyciu pojazdu

Kiedy trzeba zgłosić zbycie pojazdu i kto ma taki obowiązek?

Zgodnie z polskim prawem, każdy właściciel pojazdu mechanicznego, który zdecyduje się na jego sprzedaż, darowiznę lub inny sposób przekazania, jest zobowiązany do zgłoszenia zbycia pojazdu w odpowiednim urzędzie. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i firm. Obowiązek ten spoczywa na ostatnim zarejestrowanym właścicielu auta i nie przechodzi automatycznie na nabywcę.

Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy sprzedaży, darowizny lub innego dokumentu potwierdzającego przekazanie własności pojazdu. Uchybienie temu terminowi może skutkować karą administracyjną do 1000 zł, a także naraża sprzedającego na odpowiedzialność za ewentualne wykroczenia lub szkody wyrządzone przez nowego właściciela – aż do momentu przerejestrowania auta.

Zgłoszenie dotyczy wszystkich typów pojazdów podlegających rejestracji – w tym samochodów osobowych, motocykli, przyczep czy samochodów ciężarowych. Obowiązek ten nie wygasa również w sytuacji, gdy nabywca nie zarejestruje pojazdu – odpowiedzialność za brak zgłoszenia spoczywa w całości na sprzedającym.

Jakie dane zawiera zawiadomienie o zbyciu pojazdu?

Prawidłowo sporządzone zawiadomienie o zbyciu pojazdu musi zawierać zestaw konkretnych informacji, które umożliwiają urzędowi jednoznaczne zidentyfikowanie zarówno zbywanego pojazdu, jak i stron transakcji. Kluczowym celem dokumentu jest formalne wskazanie, że właściciel przestał być odpowiedzialny za dalszy los pojazdu.

W treści zawiadomienia należy wskazać:

• Dane osobowe zbywcy – imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz PESEL lub NIP (dla firm),

• Dane pojazdu – numer rejestracyjny, marka, model, numer VIN (nadwozia), rok produkcji,

• Dane nabywcy – imię, nazwisko i adres zamieszkania lub siedziba firmy,

• Forma przeniesienia własności – najczęściej umowa kupna-sprzedaży lub darowizna,

• Data zbycia – dzień, w którym faktycznie nastąpiło przekazanie pojazdu nowemu właścicielowi.

Dzięki poprawnie wypełnionemu zawiadomieniu urzędnicy mogą szybko zaktualizować dane w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK), co zabezpiecza byłego właściciela przed konsekwencjami dalszego użytkowania pojazdu przez osobę trzecią.

Zgłoszenie sprzedaży auta online przez gov.pl lub ePUAP

W dobie cyfryzacji urzędów najwygodniejszą i najszybszą formą zawiadomienia o zbyciu pojazdu jest skorzystanie z platformy gov.pl. Dzięki tej opcji właściciel może dopełnić formalności bez wychodzenia z domu, o dowolnej porze, pod warunkiem posiadania aktywnego profilu zaufanego lub konta na ePUAP.

Proces zgłoszenia online przebiega intuicyjnie. Po zalogowaniu się na stronie gov.pl przez login.gov.pl lub bankowość elektroniczną, należy przejść do usługi „Zgłoś zbycie pojazdu”. System poprosi o uzupełnienie formularza, w którym trzeba wskazać dane pojazdu (numer rejestracyjny, VIN), datę zbycia oraz informacje o nowym właścicielu. W wymaganym miejscu należy również załączyć skan umowy sprzedaży lub innego dokumentu potwierdzającego przekazanie pojazdu.

Po przesłaniu formularza użytkownik otrzymuje potwierdzenie złożenia zawiadomienia w formacie PDF, które warto zachować. Cały proces nie wymaga dodatkowych opłat – jest bezpłatny i akceptowany przez wszystkie urzędy w Polsce.

W przypadku braku profilu zaufanego możliwe jest także udzielenie pełnomocnictwa osobie trzeciej, która dokona zgłoszenia w imieniu zbywcy – zarówno online, jak i w urzędzie. Coraz więcej osób decyduje się na formę elektroniczną, zwłaszcza że pozwala uniknąć kolejek i przyspiesza aktualizację danych w systemie CEPiK.

Jak zgłosić zbycie pojazdu osobiście w urzędzie?

Dla osób, które preferują kontakt bezpośredni lub nie posiadają dostępu do profilu zaufanego, nadal dostępna jest tradycyjna forma zgłoszenia zbycia pojazdu – osobiście w wydziale komunikacji. W tym celu należy udać się do starostwa powiatowego, urzędu miasta (w miastach na prawach powiatu) lub urzędu dzielnicy (np. w Warszawie), właściwego dla miejsca zameldowania zbywcy.

Zgłoszenia dokonuje się na dedykowanym formularzu, który można pobrać ze strony internetowej urzędu lub wypełnić na miejscu. Do formularza należy dołączyć kopię umowy kupna-sprzedaży, faktury lub innego dokumentu potwierdzającego przeniesienie własności, a także przedstawić dowód osobisty do weryfikacji.

Urzędnik potwierdza przyjęcie zawiadomienia na miejscu, a dane są wprowadzane do systemu CEPiK. Warto zachować potwierdzenie zgłoszenia – może być ono istotne w przypadku ewentualnych roszczeń czy postępowań administracyjnych.

Choć procedura urzędowa bywa czasochłonna ze względu na kolejki i godziny pracy instytucji, dla wielu osób stanowi bezpieczną i sprawdzoną metodę wywiązania się z obowiązku zbywcy pojazdu.

Jakie dokumenty są potrzebne do zgłoszenia zbycia pojazdu?

Aby skutecznie zawiadomić urząd o zbyciu pojazdu, należy przygotować kompletny zestaw dokumentów, potwierdzających zarówno tożsamość zgłaszającego, jak i samą transakcję. W przypadku braków formalnych zgłoszenie może zostać odrzucone lub opóźnione, dlatego warto upewnić się, że posiadasz wszystkie wymagane załączniki.

Do podstawowego zestawu dokumentów należą:

• Umowa sprzedaży, darowizny lub faktura – dokument przenoszący własność, podpisany przez obie strony,

• Dowód osobisty zgłaszającego – w celu potwierdzenia tożsamości (w przypadku firm – KRS lub pełnomocnictwo),

• Wypełniony formularz zawiadomienia – dostępny w urzędzie lub do pobrania online,

• Pełnomocnictwo – jeśli zgłoszenia dokonuje osoba trzecia; wymaga również uiszczenia opłaty skarbowej (17 zł),

• Wydruk potwierdzenia z ePUAP lub gov.pl – przy zgłoszeniu online, jako dowód zakończenia procedury.

W przypadku zgłoszenia przez Internet, część dokumentów wystarczy załączyć w postaci skanów lub zdjęć – system akceptuje pliki PDF oraz JPEG. Najważniejsze, by dokument był czytelny i jednoznacznie wskazywał datę oraz strony transakcji.

Pamiętaj, że zgłoszenie nie wymaga przedstawiania dowodu rejestracyjnego pojazdu ani tablic – zawiadomienie nie jest tożsame z jego wyrejestrowaniem. To tylko informacja o zmianie właściciela, a nie o usunięciu pojazdu z rejestru.

Zawiadomienie o zbyciu pojazdu a obowiązek wobec ubezpieczyciela

Zgłoszenie zbycia pojazdu w urzędzie to tylko połowa obowiązków formalnych po sprzedaży auta. Równie istotne jest poinformowanie towarzystwa ubezpieczeniowego, w którym wykupiona została polisa OC. Zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach obowiązkowych, zbywca pojazdu ma obowiązek powiadomić ubezpieczyciela w ciągu 14 dni od daty sprzedaży.

Zawiadomienie można złożyć osobiście, mailowo, listownie lub przez dedykowany formularz online – większość firm udostępnia klientom odpowiednie narzędzia na swoich stronach internetowych. W zgłoszeniu należy podać dane zbywcy, dane nabywcy, numer rejestracyjny pojazdu, numer polisy oraz datę zbycia. W przypadku Compensy, zbycie pojazdu zgłosisz online na stronie https://zgloszenie.compensa.pl/obsluga-polisy/sprzedaz-zbycie-pojazdu/dane-polisy.

Po otrzymaniu zawiadomienia, ubezpieczyciel przekazuje polisę nowemu właścicielowi. Co ważne, OC nie wygasa automatycznie po sprzedaży auta, dlatego do momentu zgłoszenia zmiany właściciela to zbywca formalnie figuruje jako ubezpieczający.

Zaniechanie poinformowania ubezpieczyciela może skutkować naliczeniem składki na kolejne miesiące lub problemami z odzyskaniem nadpłaty. Dlatego równoległe zawiadomienie urzędu oraz TU to najlepszy sposób na zabezpieczenie swoich interesów po sprzedaży pojazdu.

Jakie są konsekwencje niezłożenia zawiadomienia w terminie?

Zignorowanie obowiązku zawiadomienia o zbyciu pojazdu w ustawowym terminie 30 dni może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno finansowych, jak i prawnych. W świetle przepisów Kodeksu wykroczeń, brak zgłoszenia zbycia pojazdu traktowany jest jako naruszenie obowiązków właściciela pojazdu zarejestrowanego i może skutkować nałożeniem kary pieniężnej w wysokości od 200 do 1000 zł.

Oprócz sankcji administracyjnych pojawia się również ryzyko odpowiedzialności cywilnej. Jeśli nowy właściciel nie przerejestruje pojazdu lub popełni wykroczenie, urząd oraz służby mogą kontaktować się z dotychczasowym właścicielem, widniejącym nadal w Centralnej Ewidencji Pojazdów. Może to prowadzić do problemów z mandatem, naliczeniem opłat za brak ważnego OC lub nawet wezwań z sądu, jeśli pojazd zostanie porzucony, uszkodzony lub uczestniczy w kolizji.

Brak zawiadomienia wpływa również na kwestie ubezpieczeniowe – towarzystwo może uznać, że obowiązek zapłaty składki nadal spoczywa na poprzednim właścicielu. W efekcie możliwe są nieporozumienia związane z automatycznym przedłużeniem polisy lub problem z odzyskaniem niewykorzystanej części składki OC.

Zgłoszenie zbycia pojazdu to prosty, szybki i bezpłatny obowiązek – jego zaniedbanie może jednak pociągnąć za sobą nieproporcjonalnie wysokie koszty i komplikacje. Dlatego warto dopełnić formalności od razu po podpisaniu umowy sprzedaży.

Czy można zgłosić sprzedaż auta, jeśli nie ma się profilu zaufanego?

Brak profilu zaufanego nie wyklucza możliwości skutecznego zgłoszenia zbycia pojazdu – istnieją alternatywne, w pełni legalne ścieżki, z których może skorzystać każdy właściciel. Najprostszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest złożenie zawiadomienia osobiście w odpowiednim wydziale komunikacji. Wymaga to jednak osobistej wizyty w urzędzie oraz posiadania wszystkich wymaganych dokumentów, w tym umowy sprzedaży i dowodu tożsamości.

Drugą opcją jest ustanowienie pełnomocnika, który w imieniu właściciela dokona zgłoszenia – zarówno online (jeśli posiada profil zaufany), jak i w urzędzie. W tym celu konieczne jest przygotowanie pisemnego pełnomocnictwa oraz uiszczenie opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w przypadku osób starszych, chorych lub mieszkających za granicą, które nie mają dostępu do polskich usług cyfrowych.

Choć profil zaufany znacznie upraszcza procedurę i oszczędza czas, jego brak nie jest przeszkodą nie do pokonania. Polskie przepisy przewidują alternatywne rozwiązania, które pozwalają każdemu zbywcy wywiązać się z obowiązku i zabezpieczyć swoje interesy po sprzedaży auta.

Wzór zawiadomienia o zbyciu pojazdu do pobrania [PDF, DOC]

Dla wielu właścicieli pojazdów przygotowanie formalnego zawiadomienia może budzić wątpliwości – szczególnie jeśli robią to po raz pierwszy. Dlatego warto skorzystać z gotowego wzoru zawiadomienia o zbyciu pojazdu, który spełnia wymogi urzędów i można go łatwo uzupełnić zarówno ręcznie, jak i na komputerze.

Typowy wzór zawiadomienia zawiera odpowiednie pola do wpisania:

• danych osobowych zbywcy (imię, nazwisko, adres, PESEL lub NIP),

• danych pojazdu (marka, model, numer rejestracyjny, numer VIN),

• danych nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres),

• daty zbycia pojazdu oraz rodzaju umowy (sprzedaż, darowizna, zamiana),

• podpisu zgłaszającego.

Wzór formularza można pobrać ze strony większości urzędów miast i starostw, a także z portali takich jak gov.pl, rankomat.pl, porowneo.pl czy poradnikprzedsiebiorcy.pl. Pliki dostępne są zazwyczaj w formatach PDF oraz DOC, co umożliwia ich wydruk lub edycję na komputerze przed złożeniem.

Zanim złożysz dokument, upewnij się, że wszystkie dane są poprawne i zgodne z umową – błędy lub nieczytelne wpisy mogą skutkować koniecznością ponownego złożenia zawiadomienia. W przypadku zgłoszenia online, skan podpisanego formularza można dołączyć jako załącznik w systemie gov.pl.

Korzystanie z gotowego wzoru to nie tylko oszczędność czasu, ale także gwarancja, że pismo zawiera wszystkie wymagane elementy – co jest kluczowe dla skuteczności zgłoszenia.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Jak powiadomić wydział komunikacji o zbyciu pojazdu?
Zawiadomienie o zbyciu pojazdu można złożyć online przez platformę gov.pl, logując się za pomocą profilu zaufanego. Wystarczy wypełnić formularz, podać dane pojazdu, zbywcy i nabywcy oraz załączyć skan umowy sprzedaży. Alternatywnie, zawiadomienie można złożyć osobiście w wydziale komunikacji właściwym dla miejsca zameldowania, przynosząc formularz i niezbędne dokumenty. Istnieje także możliwość złożenia zawiadomienia przez pełnomocnika lub wysłania dokumentów pocztą tradycyjną.

Ile czasu jest na zgłoszenie sprzedaży samochodu?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściciel pojazdu ma 30 dni od daty sprzedaży, darowizny lub innej formy przekazania pojazdu na zgłoszenie zbycia w urzędzie. Termin ten dotyczy zarówno zgłoszenia online, jak i tradycyjnego, dokonywanego w urzędzie. Niedotrzymanie terminu może skutkować karą administracyjną oraz utrzymaniem odpowiedzialności cywilnej za pojazd.

Co grozi za niezgłoszenie zbycia auta?
Niezgłoszenie zbycia pojazdu w terminie może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości od 200 do 1000 zł. Co więcej, dopóki pojazd nie zostanie formalnie przypisany nowemu właścicielowi w systemie CEPiK, były właściciel ponosi odpowiedzialność za ewentualne mandaty, brak OC czy inne naruszenia związane z pojazdem. Dlatego nie warto zwlekać z zawiadomieniem.

Czy zawiadomienie można złożyć przez Internet?
Tak, zawiadomienie o zbyciu pojazdu można złożyć przez Internet na stronie gov.pl. Wymagany jest profil zaufany lub konto w ePUAP, które umożliwia podpisanie dokumentu elektronicznie. Formularz online jest intuicyjny, a cały proces zajmuje zaledwie kilka minut. To obecnie najwygodniejsza i najszybsza forma zgłoszenia, dostępna przez całą dobę.

Gdzie zgłosić zbycie pojazdu w swoim mieście?
Zgłoszenia należy dokonać w wydziale komunikacji urzędu właściwego dla miejsca zameldowania zbywcy. W miastach na prawach powiatu będzie to urząd miasta, natomiast w innych przypadkach – starostwo powiatowe. W dużych aglomeracjach (np. Warszawa) mogą to być także urzędy dzielnicowe. Przed wizytą warto sprawdzić godziny pracy i możliwość wcześniejszej rezerwacji terminu.